In größere Unternehmen gehört ein Konferenzraum. Er kann für Besprechungen innerhalb des Unternehmens, für Belegschaftsversammlungen oder für größere Konferenzen, zusammen mit Partnern von anderen Unternehmen, genutzt werden. Es kommt auf die richtige Einrichtung an. Mit der Einrichtung repräsentieren Sie Ihr Unternehmen und erleichtern das Arbeiten.
In den Konferenzraum gehören die richtigen Möbel. Sie sollten Möbel verwenden, die Sie variabel anordnen können. Sie benötigen Tische, die Sie einzeln oder in Reihen anordnen können. Dazu benötigen Sie die richtige Bestuhlung. Die Stühle sollten leicht sein, aber über eine Polsterung verfügen, denn bei langen Sitzungen und Konferenzen kommt es auf Sitzkomfort an. Wichtig ist die richtige Technik in Ihrem Konferenzraum. Sie benötigen einen Tisch, auf dem Sie die Technik platzieren. Dort können Sie einen Laptop und einen Beamer für Präsentationen anordnen. Um Ihre Präsentationen zu zeigen, benötigen Sie eine entsprechend große Leinwand. Die Leinwand können Sie in einem Ständer halten oder an der Wand befestigen. Dabei sollten Sie darauf achten, dass alle Teilnehmer der Konferenz eine gute Sicht haben.
Damit Sie Notizen von Ihrer Konferenz niederschreiben oder Brainstorming machen können, benötigen Sie keinen Computer, wie im Büro, sondern eine Flipchart. Mit den entsprechenden Stiften schreiben Sie dort Ihre Gedanken nieder. Die Blätter der Flipchart können Sie umschlagen. Noch besser als eine einfache Flipchart mit Blättern aus Papier ist eine elektronische Flipchart. Dort können Sie nicht nur Notizen niederschreiben, denn die Notizen können gespeichert werden. Alle Teilnehmer an der Konferenz können eine elektronische Mitschrift erhalten. Zur Aufbewahrung von Unterlagen usw. sollten Sie im Konferenzraum über die entsprechenden Schränke verfügen. Ist Ihr Konferenzraum sehr groß, so sollten Sie an ein Mikrofon und an eine Lautsprecheranlage denken.
Sie sollten in Ihrem Konferenzraum daran denken, dass alles gut zusammen passt, denn so repräsentieren Sie Ihr Unternehmen. In Ihren Konferenzraum gehört ein Teppich. Die Möbel sollten auf keinen Fall billig erscheinen. Für die Wände können Sie Fotos von Ihrem Unternehmen, Ihren Niederlassungen und Ihren Erzeugnissen verwenden. Zusätzlich können Sie Landkarten an den Wänden anordnen. Achten Sie darauf, dass immer genügend Kleinmaterial, beispielsweise Stifte für die Flipchart, vorhanden ist. Für wichtige Notizen sollten Sie für die Konferenzteilnehmer Blöcke und Stifte bereithalten.
Bild: Arne Trautmann